מה זה BPM ? חמש סיבות שבגללן בעלי עסקים קונים ובינוניים נרתעים ממנו

אם אתם בעלים של עסק קטן ו/או בינוני אתם בוודאי נרתעים מתוכנות לעסקים שנושאות קיצורי דרך מפחידים ומחייבים כגון : ERP, CRM, HRMS וכו' . הסיבה לכך היא החזר ההוצאה הכרוכה בהטמעת מערכת כזו וזמן ההחזר על ההשקעה ועד להפקת התועלת מהכנסת מערכת כזו . כמו כן הכנסת מערכת כזו לרוב כרוכה בשינוי שיטות עבודה והעובדים בעסק חוששים מכל שינוי קטן בוודאי מתנגדים לשינויים גדולים בשיטות העבודה שלהם בעסק . (אצלנו זה עובד הכי טוב והכי יעיל והכי מתאים לנו , תאמין לי ) . כלמר בעלי העסק מחפשים ROI מהיר על המערכות .

המערכות הללו לרוב מותאמות לרוב לאירגונים גדולים ולמרות שתהליכי העבודה בארגון שלכם ימצאו מענה טוב המערכות הללו הרי שמבחינת הסיבוכיות והמחיר ההתאמה לרוב תהיה פחותה יותר.

כלי ה BPM ( Business process control   ) – כלי אוטומטי לניהול ולשליטה על תהליכי העבודה בארגון מאפשר לרוב שליטה ובקרה על כך שכאשר הוגדר תהליך עבודה בארגון באמצעות המערכות הממוחשבות ואופן חלקי אפילו בתהליכים ידניים שמתבצעים בארגון הכלי מאפשר ניטור ובדיקה האם התהליכים מתבצעים בדיוק כפי שהגדרנו לדוגמא : טיפול בקריאות שירות ולקוחות פוטנציאליים (במערכות ה CRM ) וכלה ב תהליכי הרכש והאישורים וניהול המלאי ( במערכות ה ERP). כך שמתאפשרת שליטה ובקרה על התהליכים השונים בארגון ומעבר לו שמתבצעים על ידי העובדים , הלקוחות והספקים כך שיתאימו ליעדי הארגון .

עסקים קטנים ובינוניים לרוב מחזיקים באותה השקפת עולם כאשר הם באים לבחון כלי BPM הם תמיד בודקים את האפשרות להטמיע את הכלי בעצמם ולחסוך את עלות ההדרכה וההטמעה ככה שלמעשה במקום לבחון איך אני יכול לשפר ולייעל את הרכיבה שלי על סקטים עלי לבחון את האפשרות לנהוג ברכב חשמלי בעל נהיגה עצמאית .

"התהליכים הידניים שלי עובדים מצוין "

כאשר העסק שלך התחיל כעסק קטן תהליכי עבודה ידניים שהסתמכו על שיחות טלפון וניירות שעברו מיד ליד או קבצי אקסל שעודכנו בצורה ידנית מרוכזת אצל אדם אחד כאשר העסק גדל האנשים שטיפלו בכל הופכים לצווארי בקבוק שעשויים למנוע מהעסק שלך לצמוח . תהליכי BPM ממוחשבים רצים מהר יותר ויעיל יותר וללא טעויות אנוש וגם מאפשרים לך לבצע ניטור ודיווח של התהליכים בזמן אמת והואיל שמדובר בפתרונות ענן אז מכל מקום בכל זמן על כל פלטפורמה.

"פתרון ה BPM הולך לעלות הרבה מאוד כסף "

זה נכון אם אתה מסתכל על פתרונות ה BPM המסורתיים או על פרויקטים שאותם ביצעו פעם ועירבו לא מעט שעות תכנות והתאמה ברם אולם כיום ישנם פתרונות מבוססי SaaS  (Software as Service ) כשמחיר פתרונות ענן שהמחירים שלהם יכולים להתחיל ב 50$ למשתמש לחודש בחסם כניסה של רישיונות של 250$ לחודש אפילו הארגון הקטן ביותר יכול להרשות לעצמו פתרון שכזה

"אין ברשותי צוות מערכות מידע שיאפשר לי לתחזק מערכת כזו "

גם משפט זה שייך כיום לעבר כאשר אנחנו מדברים על פתרונות ענן אין יותר צורך בצוות של מערכות ידע לתחזוקת השרתים , ביוצוע עידכוני גרסה , ביצוע גיבויים למערכת ובדיקה שהגיבויים בוצעו כראוי וכמובן תחזוקת הרשת כדי לקשר את כולם לשרת .  פתרונות הענן חוסכים כל זאת וכך גם תירוץ זה נעלם בתהום הנשייה.

"אין לי זמן פנוי ללמוד את התוכנה רק כדי לממש תהליכי עבודה"

אם אתם כבעלי העסק תתחילו לצלול לתוך עולם ה BPM אתם אכן תגלו עולם חדש של סימנים ושפה חדשה .

לכן כדאי לבחור בכלי BPM  ששם את האדם (המשתמש ) , כלי כזה שבונה את ממשק המשתמש בצורה כזו שבעל העסק יכול לבנות התהליך העסקי בצורה דומה מאוד לכזה שהוא בונה אותו בראשו וכך שבעזרת מספר סרטוני הדרכה קצרים בעל העסק "תופס" את הענין ומסוגל בקלות ליצור תהליך עסקי פשוט (או מסובך) בצורה פשוטה וקלה וכל זה ללא צורך בתכנות.

"אני תלוי בעבודה שלי כבר בתוכנה אחרת שעליה אני מבצע את כל קבלת ההחלטות שלי "

רוב העסקים הקטנים והבינוניים (SMB) ,כבר נמצאת ברשותם לוגיסטית ו/או פיננסתי או ERP

אשר הם כבר התרגלו לעבוד איתו וגם התאימו את תהליכי העבודה שלהם אליו ורוב העסקים לא רוצים להשקיע משאבים נוספים , זמן וכסף , כדי לקבל תהליכי עבודה שכבר הושקעו בהם זמן וכסף . העיקר בתהליכי העבודה שהם נעים מחלק אחד בפתרונות התוכנה המוטמעים בעסק כגון מלאי , לפיננסים , למשאבי האנוש (מ"א ) וחזרה ללוגיסטי כדי לקבל שליטה על תהליכי העבודה של העסק ולייעל אותם בצורה משמעותית מערכת ה BPM שלכם צריכה להיות מסוגלת לביצוע אינטגרציה קלה ומהירה מול התוכנות הקיימות בעסק.

לדוגמא ל BPM'online  ישנם מספר ממשקים בנויים לתוכנות מוכרות כגון SAP , ORACLE ו Daynamics AX  של חברת מיקרוסופט

   תוכנות נוספות שיכולות לעניין אותך:  מערכת crm,  תוכנה לניהול מלאי, NETSUITE