האם מערכת ERP מתאימה לעסק שלך?
איזו מערכת הכי מתאימה לעסק שלי?
העסק מתנהל בצורה חלקה כאשר מחלקות הייצור, השיווק, הנהלת החשבונות ומשאבי האנוש פועלות כל אחת בנישה שלה.
אך, לפעמים אתם תוהים, לו היה אפשר לסנכרן את כל המידע לתוך מערכת ניהול מודולרית אחת, שיכולה לבצע את כל הפעולות.
דמיינו כי רשימת העובדים הייתה מגיעה אוטומטית מתוכנת הנהלת החשבונות, וכאשר מוצר עוזב את המחסן ומגיע ללקוח הסופי, אתם יודעים בדיוק עם אילו עובדים הוא היה בקשר. כיום, ניתן לייעל את העסק ולגלות תובנות חדשות באמצעות המידה הנאסף בתוכנת ERP.
במאמר זה נגלה, מה תוכנה זו מציעה מציעות ולאילו סוגי עסקים היא מתאימה?
מה זו מערכת ERP?
מערכת ERP היא מקבץ של מודולים שנועדו לניהול מערכות מידע שונות בעסק.
החל ממערכת המידע שאחראית על מלאי המוצרים, המשך בשרשרת האספקה, ניהול השיווק, הפרסום, המכירות, משאבי האנוש, הנהלת החשבונות ומערכות נוספות.
בדרך כלל מערכת זו תוכל להתממשק עם תוכנות קיימות סטנדרטיות בתעשייה ולמשוך מהן נתונים.
היתרון של התוכנה הוא היכולת להתאים אותה למגוון רחב של צרכים. אפשר לעדכן בה את הנתונים, לפלח אותם לפי הגדרות שונות ולהפיק דו"חות ויזואליים שיסייעו להציג את מצב הארגון כיום ולהפיק לקחים לעתיד.
לאילו סוגי עסקים מתאימה מערכת ERP?
בדרך כלל כמעט כל ארגון בינוני וגדול יצטרך מערכת ERP, כאשר כיום גם העסקים הקטנים יותר, מתחילים לגלות את היתרונות של מערכת נתונים אחת.
עסקים רבים עוברים לתוכנות אלה, כאשר הם מגלים שכמות הנתונים החשובים המצטברת בחברה גדלה, והם לא מצליחים לנהל את הנתונים הללו ביעילות כדי למנף אותם למכירות נוספות או לשיפור התפוקה בעסק.
בעבר, היו מגדירים עסק לפי כמות האנשים העובדים בו. כיום, שלושה או ארבעה אנשים יכולים לנהל עסק המשרת אלפי לקוחות וספקים, ולהיות מקביל לעסק בינוני המעסיק מאה עובדים.
עסקים קטנים כאלה מגלים כי הם משתמשים בצורה תכופה מדי בגיליונות נתונים דוגמת "אקסל" כדי לנהל את כל הפעילות בחברה.
משיכת הנתונים מגיליון הנתונים הופכת להיות מורכבת, איטית ולא יעילה.
בשלב זה מומלץ לעבור לתוכנה אחת שמנהלת את כל הפעילות בעסק. תוכנת ERP כזו יכולה להחליף תוכנות רבות אחרות, מבלי שיהיה צורך לייבא ולייצא נתונים לאורך השנה בין תוכנות שונות.
טיוב הנתונים וחיסכון משמעותי בזמן
יש עסקים המשתמשים בתוכנת ERP כדי שלא יצטרכו לעסוק כל העת בטיוב הנתונים.
לדוגמה, פרטי המוצרים הנמצאים באתר המכירות הדיגיטליות באינטרנט, יכולים להיות זהים לפרטים הנמצאים במערכות המלאי של החברה מבלי שיהיה צורך לעדכן אותם יותר מפעם אחת.
המלאי מנוהל אוטומטית והספקים השונים יכולים לקבל הזמנות כאשר המלאי נמוך בלחיצת כפתור.
אין צורך להקליד נתונים או לבדוק שאין כפילויות. יתרונות אלה ואחרים הופכים את תחום ה-ERP למוביל כיום במגוון רחב של ארגונים.
תחומי העסקים המשתמשים כיום בתוכנות ERP
כיום ניתן למצוא את תוכנות ה-ERP בתעשיות רבות. חברות המייצרות רכיבים אלקטרוניים, למשל, מעדכנות בתוכנה את חומרי הגלם המגיעים מהספקים, וכן את מחזור החיים של המוצר החל מהזמנת חומרי הגלם, דרך שלבי היצור וכלה במוצר המוגמר.
בנוסף, תוכנות רבות כוללות גם: מודולים לניהול הלקוחות, ההזמנות ולוגיסטיקה המשמשת לשילוח המוצרים בארץ ומעבר לים.
חברות אחרות שמשתמשות בתוכנות כאלה הן מכוני קוסמטיקה רפואית המנהלים את צוות הלקוחות במודול CRM, ואת צוות העובדים במודולים המשמשים לניהול כוח אדם והנהלת חשבונות.
חשוב לדעת, כי התוכנות המשמשות כל חברה עוברות תהליך של התאמת השדות בטפסים השונים, כדי שישקפו בצורה מדויקת את התהליכים השונים בחברה.
חברות נוספות העושות שימוש בתוכנות ERP הן חברות התקשורת הבוחנות קריאות שירות של לקוחות, ניהול של ספקים, ניהול המלאי וההזמנות מעבר לים ומודולים נוספים.
תוכנות אלה מצטיינות באבטחת נתונים, ומאפשרות לעסק לרכז במקום אחד את כל ערוצי הפעילות. התוכנות גם כוללות אפשרות להגדיר משתמשים על פי דרגות הרשאה שונות, ולהקצות לצוות הניהולי אפשרות לראות מסכים ונתונים שונים שאינם פתוחים בפני עובדים זוטרים.
לסיכום, תוכנת ERP מתאימה היום למרבית העסקים הקטנים, הבינוניים והגדולים המוצאים את עצמם מזינים נתונים שוב ושוב, ומתקשים לנהל את כמות המידע הגדולה שהצטברה בארגון ביעילות, כדי שיהיה אפשר למנף משאב זה להצלחת העסק.
