אל תפספסו: טיפים לבחירת תוכנת הנהלת חשבונות
תוכנת הנהלת חשבונות מהווה בסיס אמין ומתקדם להתנהלות תקינה, חסכונית ויעילה של עסקים וחברות. איך תבחרו מבין התוכנות הקיימות בשוק ומה כדאי לברר מראש? לפניכם מספר המלצות חשובות
התחילו בהגדרת צרכי העסק
תוכנת ניהול חשבונות מסוגלת לבצע מגוון רחב של פעולות חכמות, אשר מארגנות את הפעילות החשבונאית באופן נגיש ומסודר. יחד עם זאת, לפני הרכישה וההתקנה חשוב מאוד להגדיר את צרכי חברתכם. כך לדוגמא, יש לברר איזו שיטת הנהלת חשבונות היא הנכונה לעסק, כדוגמת הנהלה כפולה המחייבת חברה בע”מ, לעומת חד צידית שמתאימה בעיקר לעצמאים. למעשה, שיטת הנהלת החשבונות היא שתהווה את הבסיס המרכזי לבחירת תוכנה הולמת, אך בכך לא תמו הבירורים. בהמשך יש להבין אילו פונקציות נדרשת למלא עבורכם התוכנה החדשה.
לאילו תפקודי תוכנה אתם נזקקים?
שירותי תוכנה לניהול חשבונות עשויים לכלול בין היתר רישום של מלאי ולוגיסטיקה במערכות החברה, וכל פעילות חשבונאית בזמן אמת. זאת בנוסף להפקת דוחות ניהול על בסיס חודשי ושנתי, הפקת תלושי שכר מדי חודש, ועוד. בתוך כך, ישנן ספקיות תוכנה שמגדילות לעשות ונותנות עוד מגוון שירותים נחוצים. לדוגמא, ניתן לקבל מענה הכולל טיפול בתשלומים של החברה וביצוע התאמות שוטפות, העברת דיווחים להנהלה על בסיס חודשי, דיווח מוסדר לרשויות ולמוסדות רלוונטיים, ומתן תמיכה שוטפת לתקלות בכל שעות העבודה המקובלות. על מנת להבין אילו פונקציות ושירותים נחוצים לכם תוכלו לפנות אל הספקיות ולקבל סיוע.
שאלת המחשוב בענן
זוהי אחת הסוגיות שתצטרכו להכריע לגביהן, וחשוב לדעת כי מרבית הארגונים והחברות בוחרים לעבור לתוכנת ניהול חשבונות בענן. מדובר בתוכנות שמאפשרות למנהלי העסק לנהל את פעולותיהם החשבונאיות בכל זמן ומכל מקום (בישראל או בחו”ל) באמצעות רשת האינטרנט. המשמעות היא שאין צורך לרכוש את התוכנה עצמה עבור הארגון, אלא לקבל שירות על בסיס התקשרות שנתית עם חברה שמתמחה בתחום. מכאן והלאה אנשי החברה מספקים תמיכה מלאה בכל שאלה ופעילות כפי שתואר לעיל, דבר המשדרג ומייעל את ההתנהלות בעזרת מומחים בעלי ניסיון רב. כמו כן, מדובר בחיסכון משמעותי בעלויות מפני שאין צורך לרכוש את התוכנה, את המחשבים ואת המערכות התומכות להצבה בארגון, וכמובן שנחסכות גם הוצאות על תפעולם השוטף, טיפול בתקלות וכיוצא בזאת. עוד יתרון של הנהלת חשבונות בענן הוא זמינות מרבית של המידע אשר מקנה מענה מהיר מאוד לצרכים חשבונאיים שוטפים, ובתוך כך הגברה של אבטחת המידע. לדוגמא, במידה שפורצת שריפה בעסק או הצפה, אין חשש לאובדן נתונים יקרים בעוד הגישה מותרת רק לבעלי הרשאות.
האם צריכים “רק” תוכנה?
כאמור, תוכנת הנהלת חשבונות עשויה לעמוד בפני עצמה או להתלוות בשירותי תמיכה, טיפול ודיווח על בסיס צרכי הארגון. יחד עם זאת, ספקיות רציניות מסוגלות להעניק לכם לצד התוכנה גם שירותי מנהל חשבונות אנושי, וזאת בכל היקף משרה נדרש. כידוע, הנהלת חשבונות חיצונית מאפשרת לעסק ליהנות משירותיו של בעל מקצוע מיומן מבלי להעסיקו באופן מלא על כל המשתמע מכך. אדם זה, או מספר אנשי מקצוע במקרה של ארגון גדול יחסית, יהווה משענת איתנה לפעילות החשבונאית של הארגון תוך שליטה מלאה בתוכנה על תפקודיה ואפשרויותיה, והתאמתם לצרכי העסק.
חשיבותו של הצוות המטמיע
אין די במוצר מצויין ורכישתו כפי שאין די ברכישת מרצדס על מנת לקבל רישיון נהיגה ומעבר תאוריה
הצוות שמסייע בהטמעת התוכנה בארגון והתאמתה לתורכיו הוא בעל חשיבות עליונה וצריך לוודא את רמת המקצועיות שלו וכן לקיחתם בחשבון של צרכים עתידיים שנובעים מהאסטרטגיה שהותוותה על ידי הנהלת החברה כלומר לא די בהתייעלות נוכחית ושיפור ויעול התהליכים בחברה שרכשה את התוכנה אלא גם בלקיחה בחשבון של צרכים עתידיים לדוגמא כניסת החברה ליבוא של מוצרים , מכירת זכיינויות וכו’.
יש לוודא שהצוות המטמיע יודע לחבר ולממשק את המוצר לכל שאר מערכות המחשוב בעסק כגון : מסופונים טאבלטים ואתר מכירות וקופות והכל במקרה של מילוי הצרכים.
